Regulamin świadczenia usług

§1 Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem automateos.pl.

Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie automateos.pl/regulamin w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Korzystanie z serwisu i zlecanie usług jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§2 Definicje

• Usługodawca – Designers Group Norbert Jaworski, prowadzący działalność pod marką AutomateOS.
• Klient – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zleca Usługodawcy wykonanie usługi.
• Usługa – projektowanie i wdrażanie stron internetowych, systemów CRM, automatyzacji procesów, asystentów AI oraz aplikacji webowych.
• Umowa – umowa o świadczenie usługi zawarta między Usługodawcą a Klientem na podstawie złożonego zapytania i potwierdzenia zakresu prac.
• Panel klienta – prywatna przestrzeń dostępna po zalogowaniu, umożliwiająca śledzenie statusu projektu, wymianę wiadomości oraz dostęp do plików i faktur.

§3 Zakres usług

Usługodawca świadczy następujące rodzaje usług:

• projektowanie i wdrażanie stron internetowych premium,
• tworzenie i konfiguracja systemów CRM,
• automatyzacje procesów biznesowych (m.in. powiadomienia, formularze, follow-upy),
• wdrażanie asystentów AI i integracja z usługami AI (OpenAI, Google Gemini i innymi),
• tworzenie aplikacji webowych, paneli klientów i systemów raportowania,
• integracje API i systemy SaaS,
• opieka techniczna i rozwój po wdrożeniu.

Dokładny zakres każdego projektu ustalany jest indywidualnie przed zawarciem umowy.

§4 Zawarcie umowy

Umowa zostaje zawarta w momencie:

1. przesłania przez Klienta zapytania przez formularz kontaktowy lub e-mail,
2. ustalenia zakresu prac, harmonogramu i wynagrodzenia,
3. potwierdzenia warunków przez obie strony (e-mailem lub przez panel klienta),
4. uiszczenia zaliczki zgodnie z ustaleniami – o ile taka była przewidziana.

Klient jest związany ofertą przez 14 dni od jej przedstawienia, chyba że Usługodawca wskaże inny termin.

§5 Prawa i obowiązki stron

Obowiązki Usługodawcy

• Wykonanie usługi z należytą starannością, zgodnie z ustalonym zakresem.
• Informowanie Klienta o postępach prac przez panel klienta lub e-mail.
• Zachowanie poufności informacji przekazanych przez Klienta.
• Przekazanie Klientowi dostępów do wdrożonych systemów po zakończeniu i opłaceniu projektu.

Obowiązki Klienta

• Dostarczenie materiałów niezbędnych do realizacji projektu (treści, grafiki, dane dostępowe) w uzgodnionym terminie.
• Terminowe akceptowanie etapów projektu i podejmowanie decyzji.
• Uiszczanie płatności zgodnie z ustalonym harmonogramem.
• Nieudostępnianie danych logowania do panelu klienta osobom nieuprawnionym.

§6 Płatności

Wynagrodzenie za usługi ustalane jest indywidualnie dla każdego projektu. Orientacyjne zakresy cenowe dostępne są w sekcji Cennik na stronie automateos.pl.

Płatności realizowane są na podstawie faktury wystawionej przez Usługodawcę, przelewem bankowym na wskazany rachunek. Termin płatności wynosi 7 dni od daty wystawienia faktury, o ile strony nie ustalą inaczej.

W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca ma prawo wstrzymać dalsze prace do momentu uregulowania należności.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do żądania zaliczki w wysokości do 50% wartości projektu przed rozpoczęciem prac.

§7 Reklamacje

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą wykonanej usługi w terminie 14 dni od daty jej odbioru.

Reklamację należy złożyć drogą e-mailową na adres kontakt@automateos.pl z opisem wady i oczekiwanym sposobem jej usunięcia.

Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i poinformuje Klienta o wyniku drogą e-mailową.

W przypadku uzasadnionej reklamacji Usługodawca zobowiązuje się do usunięcia wady w uzgodnionym terminie.

§8 Odpowiedzialność

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• przerwy w działaniu usług wynikające z awarii po stronie dostawców infrastruktury (serwery, domeny, usługi chmurowe),
• skutki wynikające z dostarczenia przez Klienta błędnych lub niepełnych materiałów,
• działania lub zaniechania Klienta po przekazaniu dostępów do wdrożonych systemów,
• utratę danych wynikającą z braku kopii zapasowych po stronie Klienta.

Odpowiedzialność Usługodawcy za ewentualne szkody ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego za projekt, w związku z którym szkoda powstała.

§9 Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z późn. zm.).

Wszelkie spory wynikłe na tle realizacji usług strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Klienci zostaną poinformowani drogą e-mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem.

Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

2. Jakie dane zbieramy

Formularz kontaktowy

Gdy wypełniasz formularz kontaktowy, zbieramy: imię i/lub nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), budżet, preferowany termin startu oraz treść wiadomości.

Panel klienta

Przy rejestracji konta zbieramy: imię i/lub nazwę firmy, adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej) oraz typ projektu.

W trakcie korzystania z panelu przechowujemy: wiadomości wymieniane w ramach projektu, przesłane pliki, wystawione faktury oraz statusy zadań.

Czat AI

Treść rozmów prowadzonych przez czat AI na stronie może być zapisywana po stronie serwera wyłącznie w celu poprawy jakości obsługi. Dane te nie są łączone z tożsamością użytkownika bez jego zgody.

Dane techniczne

Automatycznie rejestrujemy: adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu oraz aktywność na stronie — w celach bezpieczeństwa i diagnostycznych.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

• Obsługa zapytań i realizacja usług — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy).
• Komunikacja z Klientem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie faktur i rozliczenia — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Marketing własnych usług — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), wyłącznie wobec obecnych i byłych Klientów.
• Bezpieczeństwo i diagnostyka serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Pliki cookies analityczne i marketingowe — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

4. Jak długo przechowujemy dane

• Dane z formularza kontaktowego — przez czas niezbędny do obsługi zapytania, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Dane konta w panelu klienta — przez czas trwania współpracy oraz 5 lat po jej zakończeniu (wymogi podatkowe i archiwalne).
• Faktury i dokumentacja finansowa — 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Logi serwera i dane techniczne — maksymalnie 12 miesięcy.
• Dane z czatu AI — maksymalnie 90 dni, następnie usuwane automatycznie.

5. Prawa użytkownika

Przysługują Ci następujące prawa w zakresie ochrony danych osobowych:

• Prawo dostępu — możesz zażądać informacji o tym, jakie dane przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania — możesz poprosić o korektę błędnych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia — możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki prawne.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz wnieść o ograniczenie przetwarzania Twoich danych.
• Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać Twoje dane w ustrukturyzowanym formacie.
• Prawo do sprzeciwu — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes.
• Prawo do cofnięcia zgody — w przypadkach, gdy przetwarzanie oparte jest na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się: kontakt@automateos.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

Masz również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

6. Pliki cookies

Serwis automateos.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) — małe pliki tekstowe zapisywane w przeglądarce użytkownika.

Cookies niezbędne

Stosowane do prawidłowego działania serwisu, w tym utrzymania sesji zalogowanego użytkownika w panelu klienta. Nie wymagają zgody.

Cookies analityczne

Używane do analizy ruchu na stronie (np. Google Analytics). Pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu. Aktywowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Cookies marketingowe

Mogą być używane do wyświetlania spersonalizowanych reklam i remarketingu (np. Meta Pixel, Google Ads). Aktywowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Zgodę na cookies możesz wycofać w dowolnym momencie, zmieniając ustawienia przeglądarki lub korzystając z ustawień zgód na stronie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Więcej informacji o zarządzaniu plikami cookies znajdziesz w dokumentacji swojej przeglądarki.

7. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub zniszczeniem:

• szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS/TLS),
• hashowanie haseł użytkowników,
• ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla uprawnionych osób,
• regularne kopie zapasowe danych.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, powiadomimy Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego wykrycia.

8. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych skontaktuj się: